Datenschutzerklärung (Privacy Policy)

1. Verantwortliches Unternehmen

RTHP Group LLC

handelnd unter der Marke Emily-Lynch

12222 Merit Drive, Suite 130

Dallas, Texas 75251, USA

Telefon: +1 (214) 892-1406

Website: emily-lynch.com

Datenschutzanfragen: über das Kontaktformular auf unserer Website

2. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für Daten, die wir über unsere Website, Kontaktformulare, Terminbuchung, Zahlungsabwicklung, Zoom-Termine sowie bei der Anbahnung und Durchführung unserer USA-weiten Beratungs- und Begleitleistungen erhalten. Für Websites und Leistungen Dritter gelten deren eigene Datenschutzbestimmungen.

Unser Angebot richtet sich an Erwachsene und nicht gezielt an Kinder unter 13 Jahren.

3. Kategorien personenbezogener Daten

3.1 Kontakt- und Identifikationsdaten

• Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer;

• gegebenenfalls Postanschrift, Firma, Funktion und bevorzugte Sprache;

• Inhalt Ihrer Nachricht und sonstige freiwillig bereitgestellte Angaben.

Das allgemeine Kontaktformular fragt derzeit Name, E-Mail-Adresse und eine Freitextnachricht ab.

3.2 Termin-, Vertrags- und Beratungsdaten

• ausgewählte oder gebuchte Leistung, Datum, Uhrzeit, Zeitzone und Terminstatus;

• Buchungsbestätigungen, Kommunikation, Angebote, Verträge, Rechnungen und Zahlungsstatus;

• Informationen zu Ihren Zielen, Ihrem Unternehmen, Ihrer Familie, Ihrer USA-Planung, Immobilien- oder Projektfragen;

• Arbeitsnotizen, Empfehlungen und weitere im Mandat erzeugte Unterlagen.

3.3 Zoom-, Aufzeichnungs- und KI-Daten

Bei Zoom-Terminen können Name, E-Mail-Adresse, Profil- und Geräteinformationen, Meeting-Metadaten, Audio, Video, Chat, Bildschirmfreigaben und von Ihnen geteilte Dateien verarbeitet werden. Wenn eine Aufzeichnung oder Zoom AI Companion aktiviert wird, können außerdem Cloud-Aufzeichnungen, Transkripte, Sprecherzuordnungen und KI-generierte Zusammenfassungen entstehen.

Wir informieren Sie vor Beginn einer Aufzeichnung und holen die nach anwendbarem Recht erforderliche Zustimmung ein. Sie können eine Aufzeichnung ablehnen; der Termin wird dann grundsätzlich ohne Aufzeichnung durchgeführt. KI-Ausgaben können unzutreffend oder unvollständig sein und werden von uns nur als Arbeitshilfe verwendet.

3.4 Zahlungs- und Transaktionsdaten

Zahlungen werden durch Stripe verarbeitet. Stripe erhält die erforderlichen Karten-, Bank-, Abrechnungs-, Identitäts- und Transaktionsdaten. Wir erhalten typischerweise eine Zahlungsbestätigung und begrenzte Transaktionsinformationen, speichern aber keine vollständigen Zahlungskartennummern oder Sicherheitscodes.

3.5 Technische, Cookie- und Nutzungsdaten

• IP-Adresse, Browser- und Gerätetyp, Betriebssystem;

• aufgerufene Seiten, Zugriffszeit, verweisende Seite und Interaktionen;

• Cookie- und ähnliche technische Kennungen;

• ungefähre Standort- oder Zeitzoneninformationen, soweit technisch abgeleitet;

• Sicherheits-, Fehler-, Diagnose- und Protokolldaten.

3.6 Sensible Daten

Im Rahmen eines Mandats können Sie freiwillig Angaben bereitstellen, die nach einzelnen US-Datenschutzgesetzen als sensibel gelten können, etwa Informationen zu Einwanderungsstatus, Ausweisunterlagen, Finanzen, Gesundheit oder Kindern. Wir erheben und verwenden solche Daten nur, soweit sie für die angefragte Leistung erforderlich sind, Sie sie freiwillig bereitstellen oder eine andere gesetzliche Grundlage besteht. Wir verwenden sensible Daten nicht, um Merkmale über Sie abzuleiten oder für zielgerichtete Werbung.

Übermitteln Sie über allgemeine Website-Formulare keine Sozialversicherungsnummern, vollständigen Passkopien, vollständigen Zahlungskartendaten, Zugangsdaten oder andere besonders sensible Informationen. Wenn Unterlagen erforderlich sind, teilen wir Ihnen einen geeigneten Übermittlungsweg mit.

4. Herkunft der Daten

Wir erhalten Daten insbesondere:

• direkt von Ihnen;

• automatisch von Ihrem Browser, Gerät oder den von Ihnen verwendeten Diensten;

• über Squarespace und Acuity Scheduling;

• über Stripe im Zusammenhang mit Zahlungen;

• über Zoom bei Video-Terminen, Aufzeichnungen, Transkripten und KI-Zusammenfassungen;

• von Dienstleistern, Beratern oder Familienmitgliedern, deren Einbindung Sie erlauben;

• aus öffentlich verfügbaren Quellen, soweit dies für eine angefragte Leistung angemessen ist.

5. Zwecke der Verarbeitung

Wir verwenden personenbezogene Daten insbesondere, um:

• Anfragen zu beantworten und Interessenten zu qualifizieren;

• Termine zu planen, durchzuführen, zu bestätigen und umzubuchen;

• Video-Calls bereitzustellen und - nur nach erforderlicher Information und Zustimmung - aufzuzeichnen, zu transkribieren oder zusammenzufassen;

• Beratungsleistungen anzubieten, zu verwalten, zu dokumentieren und zu erbringen;

• Zahlungen, Rechnungen, Buchhaltung und Transaktionen abzuwickeln;

• mit Ihnen über ein bestehendes oder mögliches Mandat zu kommunizieren;

• Website, Angebote, Qualität und interne Abläufe zu betreiben und zu verbessern;

• Sicherheit, Betrugsprävention, Fehlerdiagnose und Missbrauchsabwehr zu ermöglichen;

• Vereinbarungen und Richtlinien durchzusetzen;

• gesetzliche, steuerliche, buchhalterische oder behördliche Pflichten zu erfüllen;

• Ansprüche zu begründen, auszuüben oder abzuwehren.

Wir verwenden personenbezogene Daten nicht für einen wesentlich anderen, zuvor nicht mitgeteilten Zweck, ohne eine zusätzliche Mitteilung und, soweit erforderlich, Ihre Einwilligung.

6. Cookies und ähnliche Technologien

Squarespace, Acuity, Stripe, Cloudflare und eingebundene Dienste können Cookies oder ähnliche Technologien für Betrieb, Sicherheit, Terminbuchung, Zahlungsabwicklung, Spracheinstellungen und grundlegende Analyse einsetzen. Dabei können technische Kennungen sowie Informationen über Browser, Gerät und Nutzung gespeichert oder abgerufen werden.

Sie können Cookies über Browser- oder, soweit angeboten, Website-Einstellungen kontrollieren. Das Blockieren notwendiger Technologien kann dazu führen, dass Website, Terminbuchung oder Zahlungsabwicklung nicht ordnungsgemäß funktionieren.

Wir setzen derzeit keine Werbenetzwerke ein und verwenden personenbezogene Daten nicht für verhaltensbasierte oder zielgerichtete Werbung. Soweit anwendbares Recht die Beachtung eines anerkannten universellen Opt-out-Signals wie Global Privacy Control (GPC) verlangt, behandeln wir ein technisch erkennbares Signal entsprechend den gesetzlichen Anforderungen. Da wir derzeit keine Daten für zielgerichtete Werbung verkaufen oder teilen, löst ein solches Signal gegenwärtig regelmäßig keine Änderung unserer Verarbeitung aus.

7. Offenlegung gegenüber Dienstleistern und Dritten

Wir können Daten gegenüber folgenden Empfängerkategorien offenlegen, soweit dies für die beschriebenen Zwecke erforderlich ist:

• Squarespace für Website-Hosting, Kontaktformulare, Kontaktverwaltung, Blog und grundlegende Analyse;

• Acuity Scheduling für Terminbuchung, Erinnerungen, Terminverwaltung und die Verbindung zu Zoom und Stripe;

• Stripe für Zahlungsabwicklung, Identitätsprüfung, Betrugsprävention und transaktionsbezogene Leistungen;

• Zoom für Video-Calls und - nur bei Aktivierung - Cloud-Aufzeichnungen, Transkripte und AI-Companion-Zusammenfassungen;

• Cloudflare für DNS, Auslieferung, Sicherheits- und Proxy-Funktionen einschließlich technischer IP-Verarbeitung;

• IONOS für geschäftliche E-Mail- und Domain-Infrastruktur;

• IT-, Sicherheits-, Buchhaltungs-, Rechts- und sonstige professionelle Dienstleister;

• externe Fachleute oder Anbieter, wenn Sie deren Einbindung beauftragen oder autorisieren oder sie für die Leistung erforderlich sind;

• Behörden, Gerichte oder andere Stellen, wenn eine Offenlegung gesetzlich vorgeschrieben oder zum Schutz von Rechten, Sicherheit und Eigentum erforderlich ist;

• Käufer, Rechtsnachfolger, Finanzierungs- oder Transaktionspartner bei einer tatsächlichen oder geplanten Unternehmens- oder Vermögensübertragung.

Dienstleister können Daten in unserem Auftrag oder, soweit sie eigene Zwecke und gesetzliche Pflichten verfolgen, als eigenständig Verantwortliche verarbeiten. Für ihre Verarbeitung gelten auch ihre jeweiligen Datenschutzbestimmungen und Vertragsbedingungen.

8. Zoom und künstliche Intelligenz

Zoom verarbeitet Meeting-Inhalte, Aufzeichnungen, Transkripte und Prompts, soweit dies zur Bereitstellung der von uns aktivierten Funktionen erforderlich ist. AI Companion kann Zoom-eigene und vertraglich eingebundene Drittmodelle nutzen. Nach den veröffentlichten Angaben von Zoom werden kommunikationsähnliche Kundeninhalte nicht zum Training der Modelle von Zoom oder Drittanbietern verwendet; temporäre Verarbeitungs- und Aufbewahrungsfristen für Support-, Sicherheits- oder Fehlerbehebungszwecke können dennoch gelten.

Bitte teilen Sie in Zoom nur Informationen, die für den Termin erforderlich sind. Soweit möglich, vermeiden wir besonders sensible Daten in Aufzeichnungen und KI-Zusammenfassungen. Zugriffsrechte auf solche Inhalte werden auf die für das Mandat erforderlichen Personen beschränkt.

9. Kein Verkauf und keine zielgerichtete Werbung

Wir verkaufen personenbezogene Daten nicht gegen Geld. Wir teilen oder verarbeiten personenbezogene Daten derzeit nicht für kontextübergreifende verhaltensbasierte oder zielgerichtete Werbung und führen kein Profiling durch, das rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen erzeugt. Sollten sich diese Praktiken ändern, aktualisieren wir diese Erklärung und stellen die gesetzlich erforderlichen Hinweise und Wahlmöglichkeiten bereit.

10. Aufbewahrung

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie dies für die beschriebenen Zwecke angemessen erforderlich ist. Maßgeblich sind insbesondere Dauer und Status einer Anfrage, Buchung oder Geschäftsbeziehung, Leistungsdokumentation, gesetzliche und steuerliche Pflichten, Sicherheit, Betrugsprävention und die Verjährung möglicher Ansprüche.

Kontaktanfragen ohne anschließendes Mandat werden regelmäßig überprüft und gelöscht oder anonymisiert, wenn sie für den ursprünglichen Zweck und mögliche Nachweise nicht mehr erforderlich sind. Vertrags-, Rechnungs- und Transaktionsunterlagen werden entsprechend anwendbaren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert. Zoom-Cloud-Aufzeichnungen, Transkripte und KI-Zusammenfassungen werden gelöscht, sobald sie für Dokumentation, vereinbarte Nachbereitung oder Rechtsverteidigung nicht mehr benötigt werden; wir überprüfen ihre Erforderlichkeit regelmäßig und spätestens nach Abschluss des jeweiligen Mandats.

Sicherungs- und Systemkopien können bis zum turnusmäßigen Überschreiben fortbestehen. Daten können länger gespeichert werden, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder zur Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Ansprüchen erforderlich ist.

11. Datensicherheit

Wir unterhalten angemessene administrative, technische und organisatorische Maßnahmen, die auf Art und Umfang der verarbeiteten Daten abgestimmt sind. Dazu gehören etablierte Hosting-, Sicherheits-, Video- und Zahlungsdienstleister, Zugriffsbeschränkungen und sichere Übermittlungswege, soweit verfügbar. Keine elektronische Übertragung oder Speicherung ist vollständig sicher; absolute Sicherheit kann daher nicht garantiert werden.

12. Datenschutzrechte in den US-Bundesstaaten

Abhängig von Ihrem Wohnsitz, der Art der Daten und der Anwendbarkeit des jeweiligen Gesetzes können Sie insbesondere folgende Rechte haben:

• Bestätigung der Verarbeitung und Zugang zu personenbezogenen Daten;

• Berichtigung unrichtiger Daten;

• Löschung bestimmter Daten;

• Erhalt einer tragbaren Kopie bestimmter Daten;

• Auskunft über Kategorien oder konkrete Elemente erhobener, verwendeter oder offengelegter Daten;

• Widerspruch gegen oder Opt-out aus Verkauf, Sharing, zielgerichteter Werbung oder bestimmtem Profiling;

• Einschränkung bestimmter Verwendungen sensibler personenbezogener Daten;

• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft;

• Widerspruch oder Appeal gegen die Ablehnung eines Rechteersuchens;

• Nichtdiskriminierung wegen der Ausübung eines Datenschutzrechts.

Einzelne Rechte, Ausnahmen, Begriffe und Fristen unterscheiden sich nach Bundesstaat. Bestimmte Daten können von einem Ersuchen ausgenommen sein, etwa wenn ihre Aufbewahrung gesetzlich erforderlich ist oder Rechte anderer betroffen sind.

13. Ergänzende Hinweise für Einwohner Kaliforniens

Soweit der California Consumer Privacy Act (CCPA), in seiner jeweils geltenden Fassung, auf uns und die betreffende Verarbeitung anwendbar ist, entsprechen die in Abschnitt 3 beschriebenen Datenkategorien im Wesentlichen den gesetzlichen Kategorien von Identifikatoren, Kunden- und Transaktionsinformationen, Internet- oder elektronischen Aktivitätsdaten, beruflichen Informationen, Audio-/Video- und ähnlichen elektronischen Informationen, geolokationsnahen Daten, sensiblen personenbezogenen Informationen sowie aus diesen Informationen abgeleiteten Schlussfolgerungen.

Wir erheben, verwenden und offenlegen diese Kategorien für die in Abschnitt 5 beschriebenen geschäftlichen und betrieblichen Zwecke und gegenüber den in Abschnitt 7 genannten Empfängerkategorien. Wir verkaufen oder teilen personenbezogene Informationen nicht für kontextübergreifende verhaltensbasierte Werbung. Wir verwenden oder offenlegen sensible personenbezogene Informationen nur für die Bereitstellung angefragter Leistungen, Sicherheit, gesetzliche Pflichten und andere nach dem CCPA zulässige Zwecke; ein Recht auf Einschränkung wird bereitgestellt, soweit es aufgrund unserer tatsächlichen Praxis erforderlich ist.

Diese Erklärung dient zugleich als allgemeiner Hinweis bei der Erhebung. An Formularen, Buchungs- oder anderen Erhebungsstellen können ergänzende Kurz- oder kontextbezogene Hinweise angezeigt werden.

14. Rechteanfragen, Identitätsprüfung und Appeals

Zur Ausübung eines Rechts verwenden Sie bitte das Kontaktformular auf emily-lynch.com und kennzeichnen Ihre Nachricht als "Datenschutzanfrage". Beschreiben Sie Ihr Anliegen und geben Sie die E-Mail-Adresse an, die Sie bei uns verwendet haben. Für einen Widerspruch gegen eine Entscheidung verwenden Sie den Betreff "Widerspruch gegen Datenschutzentscheidung".

Wir können zusätzliche Informationen verlangen, soweit dies vernünftigerweise erforderlich ist, um Identität, Wohnsitz, Vollmacht und betroffene Daten zu überprüfen. Bevollmächtigte Vertreter müssen ihre Berechtigung nachweisen; wir können zusätzlich eine direkte Bestätigung durch die betroffene Person verlangen. Wir beantworten überprüfbare Anfragen innerhalb der nach anwendbarem Recht vorgesehenen Frist und diskriminieren Sie nicht wegen der Ausübung eines Rechts.

15. Daten von Kindern und Familienmitgliedern

Website und Leistungen richten sich nicht an Kinder unter 13 Jahren, und wir erheben nicht wissentlich direkt personenbezogene Daten von Kindern unter 13 Jahren. Wenn Sie glauben, dass uns ein Kind solche Daten bereitgestellt hat, kontaktieren Sie uns bitte.

Informationen über Familienmitglieder oder Kinder, die ein erwachsener Kunde im Rahmen einer Relocation-Beratung bereitstellt, werden nur im Zusammenhang mit der angefragten Leistung verarbeitet. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie zur Bereitstellung berechtigt sind, und beschränken Sie die Angaben auf das Erforderliche.

16. Internationale Nutzer

RTHP Group LLC hat ihren Sitz in den Vereinigten Staaten. Wenn Sie sich außerhalb der USA befinden, können Ihre Daten in die USA und andere Länder übertragen und dort verarbeitet werden, in denen unsere Dienstleister tätig sind. Dort können andere Datenschutzgesetze gelten als an Ihrem Aufenthaltsort. Soweit zwingendes Recht besondere Übermittlungsmechanismen oder zusätzliche Rechte verlangt, erfüllen wir diese Anforderungen, soweit sie auf uns anwendbar sind.

17. Externe Links

Unsere Website kann Links zu Websites, Behörden oder Dienstleistern Dritter enthalten. Wir kontrollieren deren Datenschutz- oder Sicherheitspraktiken nicht. Bitte lesen Sie deren Datenschutzerklärungen, bevor Sie personenbezogene Daten bereitstellen.

18. Unternehmensübertragung

Im Fall einer Fusion, Übernahme, Finanzierung, Umstrukturierung, Insolvenz, Veräußerung von Vermögenswerten oder Übertragung unseres Geschäfts können personenbezogene Daten im gesetzlich zulässigen Umfang Bestandteil der Transaktion sein. Ein Rechtsnachfolger darf die Daten im Einklang mit dieser Erklärung verwenden, sofern keine andere Mitteilung erfolgt.

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Erklärung aktualisieren, wenn sich Datenverarbeitung, Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Die aktuelle Fassung wird mit dem überarbeiteten Standdatum veröffentlicht. Bei wesentlichen Änderungen können wir zusätzlich einen auffälligen Website-Hinweis oder eine andere angemessene Mitteilung bereitstellen.

20. Kontakt und Datenschutzanfragen

Fragen, Rechteersuchen und Beschwerden können über das Kontaktformular auf emily-lynch.com eingereicht werden.

Postanschrift:

RTHP Group LLC

Attn: Privacy

12222 Merit Drive, Suite 130

Dallas, Texas 75251, USA